1.承办会议怎么报账？

各部门承办的会议，应当制定会议编报和审批制度，包括会议名称、召开理由、主要内容、时间地点、代表人数、工作人员数、所需经费等，根据审批权限经批准后执行，并根据《湖南省省直机关会议费管理办法》（湘财行〔2018〕17号）的相关标准开支。无外地代表且会议规模能够在单位内部会议室安排的会议，原则上在单位内部会议室召开，不安排住宿。 

会议开支范围：住宿费、伙食费、会议场地租金、交通费、文印费、医药费等。其中交通费是指用于会议代表接送站，以及会议统一组织的代表考察、调研等发生的交通支出。会议代表参加会议发生的城市间交通费，按照差旅费管理办法的规定回单位报销。

达到招标采购限额标准的，应纳入招标采购程序。

报帐时提供会议审批文件、经费预算、会议通知（含会议议程）、会议费支出明细表、实际参会人员签到表（姓名、工作单位）、饭店等会议服务单位提供的费用原始明细单据、电子结算单、会议服务协议书等凭证。

会议费报销应一次性集中办理。

 

   2.举办培训怎么报账？

培训费是指各单位举办培训直接发生的各项费用支出，包括师资费、住宿费、伙食费、培训场地费、培训资料费、交通费以及其他费用。

参训人员参加培训往返及异地教学发生的城市间交通费，按照参训人员当地差旅费有关规定回单位报销。

除师资费外，培训费实行分类综合定额标准，分项核定、总额控制，各项费用之间可适当调剂使用。综合定额标准根据《湖南省省直机关培训费管理办法》（湘财行〔2017〕7号）的相关规定确定。

   报帐时提供培训计划审批文件、经费预算、培训通知、参训人员签到表、费用明细等。

（三）实习实训费

1.实习实训经费怎么报账?

    学院按本年度实习计划填制全院实习经费明细总表，经教务处研究拟定二次分配方案，报主管教学校领导审批同意后，交计划财务处下达预算指标。实习过程中发生的各类费用不得突破该类费用的开支标准和总额控制比例。根据《湖南城市学院实习教学经费管理办法》，开支范围包括三部分：

    指导教师差旅费：校外集中实习，报销一次往返交通费，住宿费原则上每天不超过60元，实习期间餐补每天40元，无市内交通补贴，途中按差旅费标准。总额不超过实习经费的40%。

   学生实习费用：可以根据实习名单将经费的学生部分转入学生银行卡；可以按实际用于学生实习实训的费用凭票报销。

   实习单位费用：包括实习单位管理费、校外指导教师劳务费。实习单位管理费需协议，校外指导教师劳务费支付至个人，按劳务报酬所得标准扣税。总额不超过实习经费的20%。

   报销需要的单据：实习教学工作计划、实习总结、实习学生名单、实习经费开支明细表，严格使用公务卡结算和转帐支付。

（四）办公用品、耗材费

1.材料、低值易耗品怎么报账？

材料、低值易耗品根据《湖南城市学院材料、低值易耗品管理办法》进行采购与管理，报账时提供合法的发票、电脑购物小票或购物明细单（发票未注明具体品名时提供，需加盖与发票一致的发票专用章，销售清单上必须带发票号码）、公务卡刷卡小票（符合刷卡规定的）、验收单（批量购买教学用品和实验耗材），根据金额大小提供采购申报审批表、合同等。

（五）固定资产

1.固定资产的怎么报账？

固定资产是指一般设备单价在1000元以上；专用设备单价在1500元以上且使用年限在一年以上，并在使用过程中基本保持原有物质形态的财产物质。根据《湖南城市学院采购与招投标管理办法》和上级相关规定进行采购，报账时提供合法的发票、采购申报审批表、固定资产验收单，20000元以上的还要提供合同。

固定资产报销必须入“固定资产验收单”，验收单及入库单必须加盖“湖南城市学院资产处物资验收专用”章方能报销；协议、合同金额、开具发票的金额与“固定资产验收单”金额必须相同。

 （六）维修、基建工程经费-

1.维修经费怎么报账?

（1）零星维修支付：报账时提供发票、报修单、结算单、验收单；验收单上要维修单位、基建与后勤管理处、报修单位或个人签字盖章。

    （2）专项维修支付：实行先审计、后结算的原则，年初经审计处审定后按项目建立项目库，并按相关规定进行招投标、政府采购。报账时提供发票、维修项目申报表、审批表、工程预决算书、验收备案表，验收备案表上要维修单位、基建与后勤处、报修单位或个人签字盖章，超过5000元的项目需审计处审核， 超过20000元的项目还需提供合同。

2.基建工程款怎么报账？

    （1）进度款支付：按合同约定完成的进度支付。报账时提供发票、进度款支付审批表、工程竣工验收表、合同；按照省国库集中支付管理办法的规定，工程款的预付原则上不超过工程合同款总额的75%。

（2）工程变更经费: 工程因需必须变更，需填写《湖南城市学院基建工程变更审批单》，20000元内，建设工程管理部门负责人审批；20000元（含）以上50000元以下,分管基建校领导审批；50000元（含）以上200000元以下，校长审批；200000元（含）以上500000元以下校长办公会议审定，校长审签；500000元（含）以上，党委会审定，校长审签。分级审批需按前述审批权限逐级审批。同时对增加资金在10000元（含）以上经费需经审计处审核。变更的上限值控制按上级文件及《湖南城市学院基建修缮工程变更、签证管理暂行办法》（湘城院发〔2017〕76号）执行。

（3）决算款支付：报账时先将湖南省财政投资评审提交给财政厅国库支付中心备案，提供发票、工程决算会审单、审计处认可的审计决算报告、工程竣工验收表、合同、合同甲乙双方确认的水电费等费用扣款凭据，并按合同规定留取质保金。质保期内如有维护、维修等费用，在质保金內扣除。

-（七）科研经费

1.科研经费来款查询及预算下达程序？

科研项目（含横向科研）在相关经费到校后，至计划财务处核算科（一办公楼229室）查询并开具加盖“湖南城市学院财务专用章”的进校经费证明（根据国库系统财政指标文件的下达或者银行账户到账情况予以确认）。经费确认后，凭文件和进校经费确认表到科研处项目管理科（一办公楼408/416室）办理登记，并发放科研经费本。凭科研经费本到计划财务处综合计划科（一办公楼222室）进行科研经费指标的下达，再按流程报账。

2.科研经费报销的相关规定？

科研经费实行科研经费登记本和项目账双重管理的方式。经费管理参照《湖南城市学院科研经费管理办法（修订）》（湘城院发〔2018〕100号）、《关于完善省级科研项目资金管理激发创新活力的若干政策措施》（湘办发〔2017〕9号）等的相关规定报账。

①严格按经批复的经费预算、合同书或相应计划目标规定的支出范围和标准使用经费；

②可报销的项目为设备费、材料费、测试化验加工费、燃料动力费、差旅费、会议费、国际合作与交流费、出版/文献/信息传播/知识产权事务费、劳务费、专家咨询费等；

③原则上不开支招待费。

④不开支各种赔款、违约金、滞纳金和罚款、捐款、赞助、投资、奖金福利及国家规定禁止列入的其他支出；

⑤不报销个人家庭消费支出，不得用科研经费从事投资、办企业等违规经营活动。《关于进一步规范高校科研行为的意见》（教育部 教监〔2012〕6号）；

⑥用课题经费购置的资产属于国有资产，按学校相关规定采购和验收；

⑦课题负责人不发放劳务费；

⑧建立银行卡支付制度，依据规定发放给个人的劳务性费用，通过银行卡发放；严格执行政府采购制度，购买货物、工程或服务的支出，须按照规定转账支付。《关于进一步加强高校科研管理工作的意见》（湖南省教育厅 湘教发〔2013 〕11号）；

⑨“严禁编造虚假合同、使用虚假票据等套取科研资金，严禁购买与科研项目无关的设备、材料等，严禁虚报、冒领或者巧立名目违规发放各类津贴、劳务费和专家咨询费。”《关于进一步加强省属高校财务管理等有关事项的通知》湘教发〔2015〕40号；

⑩立项前6个月、结题2年内的相关费用均可报销，劳务费开支比例不受限制，课题负责人及参与人员出差可乘坐飞机，租车不受人数限制；

⑪课题调研差旅费报销：调研时间5天之内的（含5天）按差旅费的相关规定领取餐补、交通补助， 5天以上10天之内的减半领取餐补、交通补助，超过10天的不发放餐补、交通补助。

 

（八）三公经费

1.怎样报销因公招待费？

严格遵守上级公务接待有关规定。报账时提供来访单位公函（或邀请函、通知书）、接待审批单、接待清单、菜单、公务卡刷卡小票，公务接待标准根据上级和学校相关文件确定，严禁饮酒。商务活动或外事活动确需饮酒的，必须事前填写接待审批单，并报分管校领导签字审批。原则上一餐一结。

具体标准限额为：省部级200元/人·餐，厅局级160元/人·餐，其余人员140元/人·餐。同一批次接待人员，按用餐人员中最高职务级别对应的标准安排用餐。

    2.怎样报销加班工作餐？

根据湘财行2018〕62号的相关要求，经事前审批后，在单位连续加班4小时以上及休息日在单位连续加班4小时以上8小时以内的，可按不高于40元标准安排一餐工作餐，休息日在单位连续加班8小时以上的，可按每餐不高于40元标准安排两餐工作餐。报账时需填写事前审批单。

3.公务用车如何报销？

学校公务用车按湘湖南城市学院公务用车管理暂行办法》（城院发2020〕3号）要求，填写《湖南城市学院公务用车事前审批单》，经批准后在学校招标的汽车租赁公司租车，具体租车标准见文件，自驾车差旅费不能报销。

4. 因公出国（境）如何报销？

根据《因公临时出国经费管理办法》（湘财行〔2014〕1号）等上级文件执行。

（九）劳务类费用发放

    1.劳务费包含的内容有哪些？

（1）考试考务类。主要包括：本职任务外的各类命题费、评卷费、监考费、组考费、保密值班费等。

（2）论证咨询类。主要包括：技术咨询、项目论证及咨询等。

（3）评审评估类。主要包括：科研项目、教学项目、学科平台、论文、专业技术职务、各类人才项目推荐等的评审和项目评标、专项评估及校级各项竞赛活动评审等。

（4）讲座培训类。主要包括：讲座、报告、辅导及培训等。

（5）编审稿费类。主要包括：学术期刊、校报、新闻网站的编审、校译、稿费等。（6）其他类。上述事项未包括的其他临时用工等。

非职务性劳务费的发放类别、项目和标准见《湖南城市学院非职务性劳务费暂行管理办法》（湘城院发〔2019〕71号）的附件1。

2.校内人员不予发放非职务性劳务费有哪些情况？

(1) 学校各单位本职工作职责内参加评审、评比或验收等工作的领导及管理人员；

（2）学校各单位自行设立、组织的各类评奖、评优、评审、考试等项目；

(3) 教职工参加学校正常的工作会议、教研活动等；

（4）由学校统一发放课时、岗位酬金的；

（5）国家、湖南省规定的其他不得发放的情况。

3.劳务费怎么报账?

（1）咨询、专家讲座等劳务，首先填报人自行对照“非职务性劳务费发放项目及标准”编制《非职务性劳务费审批表》（可在计划财务处网页“常用下载”下载），表内包含：姓名，工作单位，职称，咨询方式、时间、具体内容等。

（2）校内职工提供工号、交通银行卡号，其他人员提供身份证号、具体开户性信息及卡号（为保障资金安全便捷到账，尽量提供交通银行或建设银行卡号）；

（3）履行报销手续时，应提供事项完成支撑材料，如为校外专家，还需等提供事前审批材料、校外专家讲课及项目评审的方案等；

(4)报账后按填报要求将算税样表（可在计划财务处网页“常用下载”下载），按校内、校外分开制表报计划财务处税务计算邮箱（cwgy2019@163.com）。校内职工报账当天还要发QQ邮箱2030748751（EXCLE2003版，姓名和卡号用文本格式，中间不能有空格），校外人员等算好税后由报账会计通知扣税金额后，按实发金额发电子表到QQ2030748751邮箱。    

 如个人已到税务局代开劳务发票的，凭代开发票和部门或学院开具的用工明细（明细要盖章）进行财务报销。 

4.版面费怎么报账？

版面费、出版费须采用对公转账或公务卡支付方式，不得采用现金支付方式。发票单位必须与论文发稿单位名称一致。

版面费报账时提供发票、刷卡小条或支付凭证截图、稿件录用通知书（入选期刊的目录或期刊内的文章截图）。

出版费报账时提供发票、刷卡小条或支付凭证截图、已完成书稿封面截图。

5.可以报加班费吗？

原则上不发放加班费。

 (十)其他报销

1.探亲费报销

（1）未婚教职工探望父母、已婚教职工探望配偶，可按规定一年报销一次往返路费。

（2）已婚教职工探望父母，往返路费超出本人月基本工资（岗位工资+薪级工资）30%的部分予以报销。每四年报销一次。

（3）探亲旅费指城市间交通费用，包括：长途汽车、火车、轮船费用。市内交通费如出租车、公交车等，不予报销。乘坐飞机的，参照火车票标准计算金额。

（4）符合探亲条件的教职工，需填写《湖南城市学院教职工探亲申请审批表》，经人事处审批盖章后报销。

2.其他特殊事项报销

   处理各种突发、紧急、意外事项，在确定预算后凭发票和会议纪要等证明材料报销。

   3.质保金退付

一般按合同约定的时间办理退付手续，退付时填写领款单，经使用部门确认质保期内使用正常，无维修事项发生，再按学校审批程序签字审批。如质保期内产生维修费用，需甲乙双方确认，并在质保金中抵扣。

   4.履约保证金退付

按合同约定的时间办理退付手续，退付时填写领款单，并按学校审批程序签字审批。

5.什么情况下报账需要附合同？

（1）1万元以上的分析、测试、加工、租赁、咨询等劳务；

（2）2万元以上的设备采购、基建、维修；

（3）5万元以上的材料、低值易耗品、办公用品、家具采购，以及印刷、翻译、版面费、出版费等；

（4）人才引进安家费；

（5）其他需要书面合同约定的事项。

 学校所有合同必须由学校法定代表人、法定代表人的委托代理人或本办法授权的人签署。学校任何部门、单位或个人不得擅自以学校或所属部门单位的名义签署合同。学校合同盖“湖南城市学院合同专用章”开具发票上的销售单位名称与协议、合同上的销售单位名称要一致。

三、公务卡使用

1.公务卡结算要求

对于列入公务卡强制执行目录的公务支出，应严格按照《湖南省财政厅关于实施省级预算单位公务卡强制结算目录的通知》（湘财库〔2012〕8号）要求，实行刷公务卡消费和报销；公务卡强制结算目录包括办公费、印刷费、咨询费、手续费、水电费、邮电费、物业管理费、差旅费、维修（护）费、租赁费、会议费、培训费、公务接待费、专用材料费、公务用车运行维护费、其他交通费用、其他商品和服务支出等17项财政授权支付业务中的公用经费。

凡属于强制结算目录范围内的公务支出项目,都应按规定使用公务卡结算和报销,原则上不再使用现金结算。自行用现金支付商品或服务项目等的经济业务财务原则上不予报销。报账时须提供相应财务票据和公务卡消费交易凭条（即POS机小票等）。如经费使用时，确因商家无公务卡刷卡相关设备等，报销人可提供与商家名称一致的微信或支付宝转账记录做为付款凭据。

 

    下列情况可暂不使用公务卡结算：

①在县级以下（不包括县级）地区发生的公务支出；

②在县级及县级以上地区不具备刷卡条件的场所发生的单笔消费在200元以下的公务支出；

③按规定支付给个人的支出；

④签证费、快递费、过桥过路费、出租车费用等；

⑤确需发放的慰问金或其他抚恤救济性支出。

⑥支付非本校教职工的个人劳务费、讲课费、咨询费等支出。

    

2.新进人员公务员卡申办程序

先从交通银行益阳分行领取公务卡申请表、公务卡在职在编人员清单----公务卡申请表填完整后加盖学校公章、本人身份证复印件盖学校公章、人员清单盖人事处公章----本人拿盖完公章的单据到交通银行益阳分行办理----交通银行受理后到时邮寄公务卡到个人。

3.

四、票据管理

（一）学校开具的行政事业单位资金往来结算票据适用范围有哪些？

1.下列行为，可以使用财政往来票据：

①学校暂收、代收款项。如暂收的押金、质保金，代收的水电费等其他暂时收取的各种款项等；

②学校与个人之间发生的其他资金往来且不构成学校收入的款项；

③学校取得上级主管部门拨付的资金，形成学校收入，不再向下级单位转拨的，可凭银行结算凭证入账；转拨下级单位的，属于暂收代收性质，可使用行政事业单位资金往来结算票据；

④学校取得具有横向资金分配权部门（包括投资主管部门、科技主管部门、国家自然科学基金管理委员会、国家出版基金管理委员会等）拨付的基本建设投资、科研课题经费等，形成本单位收入的，可凭银行结算凭证入账；转拨下级单位或其他相关指定合作单位的，属于暂收代收性质，可使用行政事业单位资金往来结算票据；

⑤学校取得非国库集中支付来源的财政性资金，可向付款单位开具行政事业单位资金往来结算票据。

2.下列行为，不得使用行政事业单位资金往来结算票据：

①学校按照自愿有偿的原则提供服务（含信息咨询、技术咨询、技术开发、技术成果转让和技术服务收费、复印费、打字费、资料费等），其收费属于经营服务性收费，应当依法使用税务发票 ；

②法律法规和国务院部门规章规定强制进行的培训业务以外，由有关单位和个人自愿参加培训、会议的收费；

③组织短期出国培训，为来华工作的外国人员提供境内服务等收取的国际交流服务费；

④组织展览、展销会收取的展位费等服务费；

⑤创办刊物、出版书籍并向订购单位和个人收取的费用；

⑥开展演出活动，提供录音录像服务收取的费用；

  （二)学校开具的增值税发票适用范围有哪些？

我校对外销售商品、提供服务以及对外发生经营业务收取的款项，属于学校应税收入部分的，如对企业进行场地租赁，以及非行政主管部门外下拨的横向科研课题经费等，应当向付款方开具增值税发票。

增值税发票分为专票和普票两种。可在计划财务处收费科开具增值税普票，如对方单位需要使用增值税专用发票进行进项抵扣的，可申请由计划财务处开具。

（三）学校票据开具程序

开票人提供合同协议等依据至一办公楼238室，根据经济事项的性质开具税票或行政事业性往来收据等，其中以还款形式归还借支的在一办公楼229开具。学校仅提供湖南城市学院为经济业务一方、款项进入学校账户的事项。

五、其他各类业务

（一）借款

1.借款的适用范围及要求

（1）实现公务卡结算制度后，原则上不予借款，日常公务活动消费、差旅费或零星购置，先刷公务卡消费后及时报账还款；

（2）借款人原则上是本校在编正式教职员工，一借一清，前帐不清，后款不借；

（3）借款事项主要是学校水电费、引进人才安家费、临时应急经费等。每年的12月份一般不办理借款业务；

2.借款的审批程序

办理借款业务，到学校计划财务处官网下载《湖南城市学院借支单》并填写，附上相关借支文件（协议、合同等相关支持性文件），审批程序参照费用报销程序。

3.还款及逾期还款的相关规定

借款应及时办理报账还款手续，对于超过6个月无正当理由（须书面申报计划财务处）不办理结算的，计划财务处从次月起扣发借款人工资和津贴，直至所扣工资和津贴能抵冲借款为止。所有借款原则上应在学校关帐前办理还款结算手续。

各经费使用单位负责人或经费项目负责人，对本单位或本项目经费借款的使用、报账和归还负责，其结果纳入学校年度考核目标。

（三）委托、代管等经费事项

1.党费/团费报账

按上级文件规定，设置独立核算账户，对党费的收缴和支出进行独立核算，设立单独的银行账户管理党费，团费纳入学校财务单独核算。在行政账套中通过“受托代理负债-校内受托-党费”，“受托代理负债-校内受托-团费”科目进行账务处理。

资金专款专用，党费由学校党委组织部、团费由团委作为职能部门进行管理，报账参照学校行政报账流程和支出审批权限审批。

2. 目标管理经费模式和报销程序

经费管理根据学校的目标管理任务协议执行，年末完成对收入和支出的清算。所有收入入学校账，支出严格按学校支出审批权限和经费报销的要求报销。

3.创收收入分配及使用

部门创收项目收入，按《湖南城市学院创收分配管理办法》（湘城院发【2017】53号）规定的比例进行分配，附表中未列示的创收项目收入，参照同类创收项目的分成比例，没有同类可参照的创收项目经学校另行审批后方可分成。《部门创收项目收入分配表》，学校根据实际需要，经研究后可进行调整公布。新开展的教学、科研服务等创收项目，可适当给予培育期并提高部门分成比例，具体办法由部门申请，学校审批。

部门开展创收活动发生的各项合理成本费用（包括办公费、差旅费、会议费、交通费、资料费、材料费、邮电费、水电费、学生活动费、课时费、劳务费、加班费、监考费、评审费、设备购置费、设备维护费、设备与场地使用费和聘用人员支出、税费及附加等），应严格按照学校财务支出审批办法履行相关手续，并取得各类合法合规的票据进行报账，涉及资产购置的还应按程序履行招投标和验收入库手续。创收成本费用中劳务费、加班费、课时费等经费的发放标准，要严格执行学校相关规定，不再计入绩效工作量；学校未做规定的，由部门研究后报分管校领导审批；创收项目中如需开具税务发票的，相关税费及附加由创收部门负责。

 

  

 

（四）工资业务

1.工资发放时间

原则上每月的10号左右。

2.工资查询

（1）每月工资发放后,工资条将按部门由收发室分发到各部门

（2）可通过学校官网进入计划财务处网站,登录工资查询系统查询本人本年度已发放工资明细信息。

3.工资卡新卡办理及遗失处理

（1）新卡办理：为了及时发放工资，新进教职员工需提供本人的交通银行储蓄卡卡号(不限开户行)至计划财务处。

（2）遗失处理：请及时到交通银行挂失和补办，并将补办后的新卡号报计划财务处。

4.公积金查询、办理及咨询

（1）个人公积金查询：登录益阳住房公积金网站http://www.yygjj.com/，点击“网上查询”栏目，进入“公积金明细查询”项目，输入身份证号码+000000（初始密码）进行查询；登录“益阳市住房公积金管理中心”微信公众号“个人服务”进行查询。

（2）个人公积金提取：根据《益阳市住房公积金提取管理办法》（益公积金管委会〔2015〕2号）《关于调整住房公积金提取和贷款政策有关问题的通知》（益公积金管委会〔2018〕1号）规定，符合下列条件的，可以提取个人公积金。

①购买、建造、翻建、大修自住住房的；既有住宅增设电梯的；

    ②离休、退休的；调离本市或出境定居的；

    ③偿还住房公积金贷款，偿还商业银行住房贷款的；

    ④无房户支付房租提取；

    ⑤职工死亡或被宣告死亡提取；

    ⑥个体工商户、自由职业者销户提取；

    ⑦购房保证金退还提取。

    具体提取要求详见《益阳市住房公积金提取管理办法》等相关条款，并即即使关注公积金提取政策变化 。

（3）个人公积金的办理和咨询

营业网点：第三营业部（赫山营业部）

网点地址：赫山区梓山豪苑1、2栋二楼（市房管局斜对面）

服务电话：12329

贷款、提取等事项办理要求和程序等详见益阳公积金官网www.yygjj.com/ 或“住房公积金管理中心”微信公众号的“办事指南”。

 

（五）会计信息查询

1.如何通过网上财务信息系统查询经费使用情况及查询权限如何设置？

    网上财务信息系统查询权限分为如下几类：

（1）个人工资、个人往来借款、个人项目经费查询，其查询权限已下达到每位教职员工；

（2）部门项目执行和财务报账情况查询，原则上只下达到相关部门负责人（含党政领导人副职）；

（3）分管部门项目执行和财务报账情况查询，根据职能分工已下达到分管校领导。

相关授权人登录学校网站，进入“计划财务处”子站，分别点击“项目经费查询”、“工资查询”等项目进行查询,其中个人往来借款、个人项目经费查询查询集成在“工资查询”项目内。

（4）查询系统上可查询当年数据，如需查询其他年度，查询以前年度个人经费和部门经费见下款

2.怎么查询已报账的财务凭证及经费使用情况？

    学校纪检监察、审计部门和上级专项工作等，凭通知或相关会议要求查询；各二级单位只能查询本单位的财务信息，查账时需提供本单位负责人签字审批并加盖单位公章的查账公函，可到会计核算科查询调取会计凭证号，再到综合计划科或学校档案馆查阅。

(1)当年和上年的凭证，在综合计划科查询；

   ⑵其他年度的，到学校档案馆查询,并按其相关规定办理。

3.会计档案是否可以外借？

根据会计档案的相关规定，原则上不外借，确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的(巡视等),应当严格按照规定办理借阅手续。会计档案借用单位应当妥善保管和利用借入的会计档案,确保借入会计档案的安全完整,并在规定时间内归还。